Neue Regeln für E-Rechnungen: Das müssen Unternehmen beachten
Alle Unternehmer, die ihre Rechnungen derzeit noch mit Programmen wie Word oder Excel erstellen, sollten sich spätestens jetzt nach Alternativen umsehen, denn ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln zur E-Rechnungspflicht. Doch was genau ist eine E-Rechnung, welche Vorteile bietet sie und betrifft die E-Rechnungspflicht alle Unternehmer? Die Antworten darauf gibt es in diesem Beitrag.
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Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die im Gegensatz zu einer Papierrechnung auf einem strukturierten Datenformat basiert. Dadurch ist es möglich, dass die Rechnung direkt von einem Computer gelesen und verarbeitet werden kann. Die Übermittlung der Rechnungsdaten erfolgt elektronisch, sodass der gesamte Prozess von der Erstellung bis zur Zahlung komplett digital abläuft.
Wichtig dabei ist, dass eine Rechnung im PDF-Format nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gilt. In Deutschland sind die beiden wichtigsten Standards für E-Rechnungen XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das als einheitlicher Standard den Rechnungsaustausch zwischen Behörden und Regierungen in Europa erleichtern soll. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und kombiniert die Formate XML und PDF. Das macht es möglich, dass die Rechnungen sowohl maschinell verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden können – ein klarer Vorteil dieses Formats.
Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?
Es gibt verschiedene Wege, um eine E-Rechnung zu erstellen. Die einfachste Methode ist die Nutzung von XRechnungs-Generatoren. Mit wenigen Klicks lassen sich hier alle erforderlichen Rechnungsdaten eingeben und eine XRechnung erzeugen. Der Nachteil dieser Methode ist, dass sämtliche Rechnungsinformationen manuell in den Generator übertragen werden müssen.
Effizienter ist die Erstellung einer E-Rechnung mithilfe eines Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramms. Es gibt eine breite Auswahl, von einfachen und preiswerten Cloud-Lösungen bis hin zu umfangreicher Software, die auch den Datenaustausch mit dem Finanzamt und dem Steuerberater über Schnittstellen ermöglicht. Diese Lösungen können sich schnell amortisieren, da sie den manuellen Aufwand erheblich reduzieren und die Prozesse automatisieren.
Sind alle Unternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft vorerst nur den B2B-Bereich sowie die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern. Das bedeutet, dass Rechnungen an Privatpersonen nicht zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden müssen. Ein Webshop, der ausschließlich an Privatkunden verkauft, benötigt zwar einige wichtige Tools für das Online-Business, aber ein spezielles Rechnungsprogramm für E-Rechnungen ist in diesem Fall nicht erforderlich. Unternehmer, die ausschließlich im B2C-Bereich tätig sind, können somit weiterhin auf herkömmliche Rechnungsformate zurückgreifen. Dennoch kann sich auch für sie die Umstellung lohnen, denn die E-Rechnung bringt für Unternehmer zahlreiche Vorteile und Chancen mit sich.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Steuerberater und Unternehmer Patrick Nasall empfiehlt seinen Klienten, bereits frühzeitig in die digitale Buchführung einzusteigen, damit sie die Chancen der E-Rechnung effektiv nutzen können. Der Geschäftsführer von Lexware, Christian Steiger, sieht das ähnlich und meint, dass nun auch alle, die bislang nicht auf digitale Prozesse setzen, damit die Chance bekommen, ihr Unternehmen für eine erfolgreiche Zukunft aufzustellen.
Erstens können die Kosten deutlich reduziert werden, da Ausgaben für Papier, Druck und Porto entfallen. Zweitens minimiert die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten Fehler, die bei manueller Eingabe häufig auftreten. Ein zusätzlicher Vorteil ist die erhöhte Datensicherheit, da elektronische Rechnungen in der Regel besser geschützt sind als Papierdokumente. Und auch die Archivierung wird durch E-Rechnungen ziemlich vereinfacht, denn digitale Dokumente lassen sich leichter speichern, durchsuchen und wiederfinden als physische Akten. Schließlich trägt die Nutzung von E-Rechnungen auch zum Umweltschutz bei, da der Papierverbrauch im Office dadurch gesenkt wird.
Wann genau erfolgt die Umstellung auf die E-Rechnung?
Die Umstellung auf die E-Rechnung für die betroffenen Unternehmen beginnt am 1. Januar 2025. Allerdings räumt der Gesetzgeber dafür Übergangsfristen ein. Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen nutzen. Diese allgemeine Übergangsfrist erlaubt es, die bisherigen Rechnungsformate ohne Änderungen beizubehalten.
Für Umsätze ab dem Jahr 2027 gilt eine spezielle Regelung: Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 Euro nicht überschreitet, dürfen auch im Jahr 2027 noch Papierrechnungen und PDF-Rechnungen verwenden. Ab 2028 ist die Verwendung von elektronischen Rechnungen jedoch in allen Bereichen verpflichtend.
Wichtig zu beachten ist, dass diese Übergangsfristen nur für den Versand von Rechnungen gelten. Alle Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass sie bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen. Deshalb raten Experten dazu, den Umstieg gleich jetzt vollständig in Angriff zu nehmen.